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Um processo que pode ser muito exaustivo em uma operação de logística é a utilização de scanner para digitalizar os canhotos de notas fiscais, comumente conhecidos comprovantes de entrega.

Talvez você ainda não saiba, mas se dissermos que existe uma solução mais adequada e que irá fazer você repensar se ainda compensa continuar trabalhando com esses tipos de tarefas repetitivas.

Sim, um aplicativo que simplifica e automatiza muito mais esse processo, transformando a maneira como você gerencia seus canhotos. Fique até o final da leitura para saber mais.

O problema de ainda utilizar scanners para digitalizar os canhotos

Usar scanners para digitalizar os canhotos é um método tão arcaico quanto o uso de planilhas, canhoteiras, cadernos de canhotos, saquinhos plásticos como arquivo, fichários e por aí vai . Primeiro, porque também se trata de um processo manual, exigindo tempo e esforço consideráveis ao ter que digitalizar um a um, resultando em uma atividade demorada, especialmente para empresas que lidam com grandes volumes de documentos diariamente. 

Os problemas de usar scanners para digitalização de canhotos não param por aí. Esse método impacta diretamente a produtividade e os custos operacionais de uma empresa. A dependência de scanners para digitalizar os canhotos tem ainda outros fatores:

• Baixo engajamento, pois o processo é manual, lento e trabalhoso, que impede a visibilidade sobre o que antecede o retorno dos canhotos, se é que vai voltar para a empresa.

• Funcionários perdem tempo com tarefas repetitivas e pouco produtivas.

• Desorganização dos arquivos digitalizados, sendo estes armazenados em pastas no computador, o que pode se tornar um caos rapidamente. Encontrar um documento específico pode ser uma tarefa longa e frustrante. E vamos falar a verdade, quem nunca perdeu um arquivo digitalizado na imensidão de pastas no computador?

• Outro ponto crítico é a segurança dos dados. Arquivos digitais armazenados localmente estão sujeitos a riscos de perda, seja por falhas no hardware ou ataques cibernéticos. A falta de um sistema organizado e seguro pode colocar informações sensíveis em risco, comprometendo a integridade dos dados da sua empresa.

Esses fatores não só reduzem a produtividade, mas também afetam a competitividade e o profissionalismo da empresa no mercado.

Entenda o processo por trás do ComprovaFácil

Visibilidade dos status das notas “antes do canhoto da nota voltar” – O gestor acompanha pelo portal todo o status ou momentos em que as notas fiscais estão, tais como: identificar que foi gerado uma nota fiscal pelo ERP e que agora está no radar da logística para entrega. Se tem responsável  e quem é que está em rota para fazer a entrega, e depois, o retorno sobre o que aconteceu na entrega. A entrega foi bem sucedida, sem problemas? Teve alguma devolução parcial de produtos? Ou o cliente recusou a nota como um todo?

Conjunto de indícios –  Complementar à visibilidade dos status das notas, tem também o resultado após a formalização da entrega, ter os registros como: a foto do canhoto da Danfe (no mínimo), anexar outras fotos de manual técnico, documentos acessórios para auditoria, boleto, algum tipo de garantia, foto do produto, indícios de avarias de produtos na entrega e por aí vai. Vale registrar também que, mesmo sem algum tipo de atenção ou esforço, a tecnologia por trás do aplicativo ComprovaFácil, vai registrar a data, hora e a geolocalização de onde a nota fiscal foi entregue e finalizada, profissionalizando mais ainda um conjunto de indícios sobre a comprovação.

Descentralização das atividades no processo com o engajamento dos motoristas – Não é só a expedição que ganha agilidade, a idéia é distribuir as atividades inerentes à comprovação e trazer o motorista para contribuir com a construção do processo, além de benefícios para o motorista que após fazer a finalização da entrega, não precisa parar o trabalho para atender ligações ou mensagens no whatsapp para reportar algum status de nota. Na descentralização dessas atividades, todos envolvidos têm a possibilidade de concluir um trabalho sem ter que voltar no “mesmo assunto” várias vezes. 

Um aspecto muito importante sobre isso é que todos os departamentos podem ter acesso às mesmas informações em um portal de consulta de acompanhamento das entregas, sem sobrecarregar o gestor ou alguém da logística.

Nuvem segura e de fácil rastreabilidade pelo número dos documentos fiscais – O aplicativo que o motorista usa, vai retornar ou podemos dizer, alimentar o portal web com visão Kanban e dashboards referente às todas as comprovações de entrega, além de poder consultar um relatório individual ou em lote do canhoto digital das notas, tudo isso em uma nuvem profissional para proteção e disponibilidade das informações, melhorando a segurança fiscal e jurídica, já que fica armazenado por pelo menos 6 anos, mesmo sabendo que a legislação exige 5 anos.

Conclusão

Diante de todos esses problemas, é evidente que a digitalizar os canhotos por scanners é um método que mostrou não resolver os problemas sobre a gestão dos canhotos de forma eficiente. 

O ComprovaFácil, o aplicativo do canhoto digital tem uma proposta mais que só de tecnologia, mas de engajamento e simplicidade superior à digitalização manual com scanners, pois além de automatizar todo o processo de digitalização e armazenamento de canhotos, minimiza também erros humanos e promove mais assertividade na gestão dos canhotos das notas fiscais.

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