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Lição 1: A Importância da Organização Assertiva dos Canhotos

Na Era Digital: Na era digital, a criação do status desde a geração da nota, passando pela saída para a entrega e o que ocorreu durante a entrega, é uma realidade. Esse feedback é automaticamente enviado para um repositório profissional na nuvem, organizado por motorista, , status da nota, data e hora da entrega, localização geográfica, com a imagem do canhoto e até mesmo fotos dos produtos, proporcionando evidências adicionais da conclusão da entrega para o cliente. Tudo isso é acessado por meio de um portal web de gestão, intuitivo e fácil de usar, o que simplifica a consulta para as áreas envolvidas.

Na Era Física: Não há garantia de que as notas enviadas para entrega realmente terão os canhotos devolvidos à empresa, sem mencionar que o material que retorna é armazenado precariamente e, em alguns casos, os canhotos são colocados em caixas de salas alugadas exclusivamente para guardar papéis. Esses métodos oferecem apenas uma falsa sensação de segurança e proteção, pois sabemos que não funcionam dessa maneira.

Na Era Digital: Na gestão digital, a segurança começa ao saber que uma nota foi emitida para um cliente específico, proporcionando a capacidade de compreender e agir preventivamente no processo em caso de descuido humano. Além disso, o processo digital inclui backups regulares e o uso de criptografia para proteger os dados contra acesso não autorizado ou perda, serviços de armazenamento em nuvem protegido, com acesso limitado conforme o perfil de cada usuário, administrador ou somente para visualização.

Na Era Física: Revisar regularmente os registros de recibos em papel é destacado como um grande desperdício de recursos humanos, consistindo essencialmente em tarefas que não acrescentam valor. Consiste em um ser humano verificando o trabalho de outro ser humano, ou seja, um estagiário conferindo o trabalho do motorista para garantir que tenha sido feito corretamente.

Na Era Digital: Por meio da automação e do avanço da Inteligência Artificial, tornou-se fácil e constante permitir que um robô (IA) assuma a tarefa de verificar e validar o trabalho indicado pelo motorista. Isso torna o processo consistente e atualizado, atendendo assim às demandas fiscais e legais da empresa.

Na Era Física: Imagine a situação de uma pessoa que acumula diversas funções na empresa e ainda é responsável por guardar os comprovantes. Todos os acessos e compartilhamentos são restritos a pessoas específicas, o que deixa os funcionários de outras áreas da empresa dependentes do tempo e disponibilidade de alguém para ir até o arquivo, sala, caixas, procurar em sacos ou cadernos os canhotos necessários e então digitalizá-los para disponibilização posterior.

Na era Digital: Com o processo digital, além de trazer profissionalismo ao gerar mais controle e clareza no tratamento de falhas do processo, ele possibilita o compartilhamento seguro e instantâneo de todos os indícios e registros das entregas realizadas ou devolvidas, se for o caso.

Na Era Física: Ampliar o espaço físico para armazenamento e implementar controles adicionais pode levar a problemas como desorganização, atritos entre os colaboradores e incertezas legais e fiscais.

Na Era Digital: Uma alternativa é adotar um sistema de canhoto digital escalável, que permite aumentar a capacidade de armazenamento conforme as necessidades da empresa. A digitalização elimina obstáculos físicos, adaptando-se facilmente às mudanças e ao crescimento organizacional, além de contribuir de forma proativa na resolução de problemas com confirmações de entrega e canhotos.

Na evolução das práticas de organização de canhotos de notas fiscais, indo do físico para o digital, manteve sua relevância ao longo do tempo. A digitalização dos canhotos, quando realizada com base nessas lições aprendidas, pode contribuir para a eficiência na gestão de canhotos. Dessa forma, não apenas melhora a produtividade operacional, mas também assegura conformidade, segurança e fácil acesso quando necessário. 

No final das contas, a transição para o meio digital não representa somente uma mudança, mas sim uma melhoria significativa, que se inspira nas tradicionais práticas de organização. Essa transformação proporciona a oportunidade de otimizar processos, aprimorar a administração de documentos e preparar as empresas para os desafios futuros.

O nosso aplicativo Comprovafácil é uma ferramenta pensada e criada para modernizar o processo mais arcaico das empresas atualmente, de forma simples e sem fricções. Com o App você irá:

• Eliminar o uso de papel, diminuindo gastos e o impacto no meio ambiente.

• Reforçar a segurança dos dados, com armazenamento digital seguro e backups periódicos.

• Acessar documentos de forma simples, facilitando auditorias e garantindo recuperação rápida de informações quando necessário.

Este aplicativo é especialmente recomendado para empresas que possuem filiais, diversas unidades de negócios e necessitam de uma gestão centralizada de canhotos.

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