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Em um cenário empresarial cada vez mais digital, as empresas se veem diante de desafios que exigem novas adaptações no jeito de executar o trabalho. 

Neste artigo vamos dar o ponto a pé inicial sobre o canhoto digital, falaremos sobre suas vantagens em relação ao tradicional canhoto físico.

Se você ainda está preso na era do papel, prepare-se para entender por que é hora de mudar para o canhoto digital.

Atualmente nas relações comerciais e até mesmo dentro de processos internos das empresas, a necessidade de agilidade e precisão na entrega de produtos se tornou primordial. 

O desafio maior que muitos embarcadores encontram é com o manejo e gestão dos canhotos de notas fiscais, visto que é a principal garantia legal de que os produtos foram entregues e recebidos.

No processo de canhoto físico, cada um deles precisa ser coletado, armazenado e gerenciado manualmente, um sistema que é não apenas arcaico, mas também demorado e suscetível a erros e perdas, pois precisa ter muitas etapas de gestão e principalmente, ser executado por pessoas que dividem funções no dia-a-dia de trabalho.

Imagine ter que lidar com centenas ou milhares de canhotos por mês, vasculhando arquivos com pilhas de papéis para resolver um único problema relacionado a uma entrega.

Um processo de tempo perdido que poderia ser investido em outras atividades que realmente impulsionam o crescimento dessas empresas, ter os colaboradores trabalhando em atividades que realmente importam.

Em ambientes empresariais tempo é dinheiro, cada minuto perdido em administração, pode significar um custo não apenas em termos financeiros, mas também em oportunidades de negócio perdidas. 

Mas, o que exatamente é um canhoto digital? Simplificando, é a versão eletrônica do canhoto físico tradicional. Em vez de depender de papel, o canhoto digital utiliza tecnologia para registrar a entrega de produtos. É uma alternativa mais moderna em detrimento do canhoto físico tradicional, pois funciona como um comprovante eletrônico de entrega, onde há a confirmação em tempo real do recebimento pelo cliente.

O aplicativo do canhoto digital simplifica a digitalização dos canhotos das notas fiscais junto com outros dados adicionais como: data, hora, foto do produto, geolocalização da entrega e até a coleta de assinatura em tela do celular. Através dessa tecnologia, esses dados são automaticamente integrados ao sistema de gestão da empresa, oferecendo uma visão clara e precisa do ciclo de entrega.

Neste método, o canhoto se torna apenas uma das evidências dentre outras sobre a realização da entrega.

O canhoto digital oferece precisão de entrega, proporciona uma redução significativa nos custos operacionais associados ao armazenamento, manuseio e recuperação de documentos físicos, melhor, entrega a segurança de engajar os recebimentos e a garantia de que o financeiro terá os documentos necessários para tratar com o cliente.

A capacidade de gerenciar digitalmente os canhotos de notas fiscais transforma uma área de potencial vulnerabilidade em uma vantagem estratégica, otimizando as operações e melhorando o relacionamento com clientes e fornecedores. Além de: 

Agilizar as operações: Esqueça aquela montanha de papel para processar no final do dia. Com o canhoto digital, tudo é atualizado em tempo real no sistema. Isso significa menos tempo perdido e mais eficiência na hora de fechar as contas.

Acompanhamento por status: Com o canhoto eletrônico, cada entrega pode ser acompanhada em qual status ela se encontra. Você sabe exatamente as notas que já foram entregue, quando e onde. Isso não só aumenta a transparência com os clientes como também te ajuda a gerenciar melhor as expectativas e a satisfação deles.

Reduz Erros: Além de contribuir com a diminuição de perdas de canhotos, o processo fica mais transparente, permitindo que o responsável atue na resolução de problemas e falhas de forma preventiva, sem esperar o cliente “levantar a mão”. Com o canhoto digital, a precisão é rei. Em alguns casos ajuda diminuir drasticamente a possibilidade de fraudes. 

Eco-friendly: Reduzir o uso de papel não é apenas bom para o planeta, é também uma ótima maneira de mostrar aos seus clientes que sua empresa se preocupa com o meio ambiente.

Desgastes entre as pessoas: A profissionalização com o canhoto digital vai diminuir os desgastes com discussões entre equipes, pois isso é comum quando se trata da sobre a responsabilidade de armazenamento e busca de canhotos físicos para atender outras áreas, deixando o clima organizacional mais tenso, afetando as pessoas e a qualidade dos atendimentos.

Claro, mudar para um sistema totalmente digital pode ter seus desafios. A resistência à mudança por parte de alguns funcionários e clientes pode ser um obstáculo. Além disso, o investimento inicial em tecnologia e treinamento pode ser interpretado como uma barreira para algumas empresas.

Mas é certo que o investimento vale a pena. A curto prazo, os benefícios com redução de custos e satisfação do cliente fazem do canhoto digital uma escolha inteligente para qualquer empresa que deseja ter saúde financeira e transparência na gestão e entregas.

A inovação é indispensável que capacita as empresas a superarem desafios, transformarem processos e alcançarem grandes objetivos. O canhoto digital, mais do que uma simples ferramenta, conduz as empresas a superar as exigências do mercado atual, garantindo que elas não apenas sobrevivam, mas prosperem em seu mercado.

A adoção desta tecnologia não só agiliza as operações logísticas, mas também fortalece a integridade dos processos de entrega e recebimento, garantindo um controle mais rigoroso e confiável sobre concretização das transações comerciais.

Se você quer manter sua empresa competitiva e alinhada com as novas tecnologias, é hora de considerar essa transição. Não apenas por eficiência e segurança, mas também para impulsionar a satisfação do seu cliente e fortalecer sua marca no mercado.

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