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O óbvio precisa ser dito muitas vezes, mas, guardar os canhotos das notas fiscais assinados é um processo obrigatório para toda empresa, independente do faturamento e tamanho. Apesar de usualmente serem vistos apenas como algo banal, o canhoto atua como uma confirmação de venda ou serviço, ou seja, uma confissão de dívida. Esses documentos são importantes para questões de garantia, devoluções e principalmente para processos fiscais e jurídicos. Neste artigo, vamos relatar a importância de manter esses canhotos e como podem ser essenciais em várias circunstâncias.

É vital para as empresas ter um registro de todas as transações comerciais. Os canhotos das notas fiscais funcionam como uma evidência tangível de vendas e compras, sendo essenciais para a conformidade com o fisco. Eles asseguram que as empresas possam comprovar suas receitas e despesas, simplificando a prestação de contas às autoridades fiscais. Sem esses documentos, as empresas podem ter complicações para justificar suas operações financeiras, o que pode resultar em multas e penalidades.

Durante auditorias fiscais, os canhotos são essenciais. Eles auxiliam na confirmação da precisão dos registros contábeis, evidenciando a transparência e a honestidade das atividades financeiras da empresa. No contexto de devoluções ou trocas de produtos, o canhoto da nota fiscal é a confirmação concreta da entrega.

Mesmo com o inevitável movimento da tecnologia, a maioria das empresas ainda executam esse processo de forma manual gerando desgastes entre as pessoas, gestão e principalmente na recuperação ou disponibilidade desses documentos, até gerando prejuízos financeiros em alguns casos. Independentemente de optar por um sistema de arquivamento físico ou digital, o objetivo é manter os canhotos organizados e de fácil acesso. No caso de controles manuais, vamos pontuar aqui as boas práticas para evitar possíveis prejuízos com a perda de dados. 

Uso de planilhas: podem ser usadas como um controle de saída de notas fiscais. Neste arquivo pode conter número da nota, data de saída, nome do motorista com número de celular e o principal o status de retorno do canhoto. Em alguns casos, pode ser usado hiperlinks na planilha para direcionar para a foto do canhoto, em algum repositório eletrônico.

Canhoteiras: é um tipo de arquivo impresso que contém uma representação de todos os canhotos que saíram naquela viagem, e o motorista vai coletando as assinaturas direto na canhoteira, como se fosse uma “segunda via” do canhoto, a primeira fica com cliente junto com a Danfe.

Caderno de canhotos: é um tipo de controle como literalmente um caderno, e conforme os canhotos retornam para a empresa, vão sendo colados em sequência numérica e datas de emissão, por exemplo.

Saquinhos plásticos: conforme o retorno dos canhotos, podem ser armazenados, guardados em ranges por número de emissão, datas também, e claro, deve ser devidamente identificado essas embalagens.

Fichário: segue a mesma ideia do caderno de canhotos, porém são colados em folhas de sulfite e arquivados sequencialmente em ordem numérica, depois guardados em uma sala ou armários.

Poderíamos dar outros exemplos, mas vamos até aqui, por enquanto!

Os canhotos de notas fiscais vão além de simples pedaços de papel; eles representam elementos fundamentais que sustentam a correta documentação tributária de pessoas e empresas. Armazená-los de modo organizado e seguro não é apenas uma boa prática, mas uma estratégia crucial para prevenir problemas fiscais. Ao adotar métodos adequados de arquivamento e gerenciamento desses documentos, os interessados podem garantir conformidade, facilitar processos de auditoria e preservar seus investimentos e direitos.

No universo empresarial, cada detalhe é significativo, e os canhotos de notas fiscais desempenham um papel essencial como comprovantes de transações, entregas, conformidade fiscal. No entanto, manter esses registros em formato físico não apenas é inviável, mas também representa um risco desnecessário.

Por isso, ressaltamos a relevância de armazená-los de maneira organizada e segura. Aqui está a solução ideal: nosso app de gestão, Comprovafácil. Por que optar por nosso aplicativo? 

O ComprovaFácil é um software especializado na gestão de canhotos, modificando a forma como os comprovantes de entrega são gerenciados. O motorista pode registrar a entrega instantaneamente através do aplicativo, conferindo-lhe acesso em tempo real aos canhotos, podendo disponibilizar um portal exclusivo para o gestor e interessados, simplificando o acesso a todos os comprovantes organizados por número de Notas Fiscais e suas evidências de entrega.

Dê o próximo passo rumo a essa transformação digital! Profissionalize o processo de gestão de canhotos, invista em segurança e tecnologia e elimine todos os conflitos que são gerados entres as pessoas do trabalho e principalmente com clientes, em caso de não pagamento da compra.  Entre em contato com a gente e fale com nossos especialistas.